Nur einen Klick von voller Automatisierung entfernt: Smart Rules & Access Rights

Ein erfolgreiches Patentmanagement bedeutet nicht nur, Zugriff auf die neuesten Dokumente oder die richtigen Tools zu haben – entscheidend ist, dass der Prüfprozess für das gesamte Team reibungslos und konsistent abläuft. Deshalb freuen wir uns, zwei wichtige Updates vorzustellen: Smart Rules und Erweiterte Zugriffsrechte.

Mit Smart Rules lassen sich nun zentrale Schritte in Ihrem Monitoring-Workflow automatisieren – vom Verschieben oder Taggen von Patenten bis hin zum Starten von Rechtsstandsüberwachungen. So wird Ihr Prozess schneller, zuverlässiger und weniger abhängig von manuellen Nachbearbeitungen. Zusammen mit den flexibleren Zugriffsrechten erhalten Sie volle Kontrolle über die Zusammenarbeit – bei gleichzeitiger Wahrung von Sicherheit und Genauigkeit.

Smart Rules: Zentrale Schritte automatisieren

Wir haben zwei neue Möglichkeiten eingeführt, Teile Ihrer täglichen Patentarbeit zu automatisieren:

• Patente automatisch verschieben oder kopieren, sobald ein bestimmtes Tag, Ranking oder DDM hinzugefügt wird

• Automatisch Legal-Status-Überwachungen starten, basierend auf denselben Auslösern

Diese Funktionen unterstützen einen vollständigeren und konsistenteren Patentprozess.

Patente automatisch anhand von Tags verschieben

Angenommen, Ihr Unternehmen überwacht wöchentlich eine Vielzahl neuer Patente. Bisher mussten Nutzer diese manuell prüfen, taggen und anschließend in die passenden Technologieportfolios verschieben. Das kostet Zeit, erfordert Abstimmung und ein genaues Verständnis interner Prozesse.

Die neuen Move Rules laufen folgendermaßen:

• Neue Patente kommen über das Monitoring herein.

• Der AI Categorizer bewertet, ob sie relevant sind.

• Der AI Tagger vergibt die passenden Technologietags, oder ein Kollege übernimmt dies manuell bei der Erstprüfung.

• Dank der Move Rules werden diese getaggten Patente automatisch in das richtige Portfolio verschoben, wo die zuständigen Nutzer bereits Zugriff haben.

Ihre Vorteile:

• Weniger manuelle Arbeitsschritte das System übernimmt den nächsten Schritt automatisch.

• Weniger Fehler keine Unsicherheit mehr, wo ein Patent hingehört.

• Business continuity. selbst wenn jemand krank oder abwesend ist, läuft der Prozess reibungslos weiter.

Damit legen Sie einen wichtigen Grundstein für einen durchgängig automatisierten Workflow, der Zeit spart, Fehler reduziert und eine konsistente IP-Bearbeitung sicherstellt.

Legal-Status-Überwachung automatisch aktivieren

Besonders wichtige Patente – etwa solche mit 5-Sterne-Bewertung – sollten in der Regel auf rechtliche Änderungen überwacht werden. Bisher bedeutete das zusätzliche Arbeit: Patent markieren, Legal-Status-Überwachung manuell aktivieren und hoffen, dass niemand es vergisst.

Jetzt können Legal-Status-Überwachungen automatisch ausgelöst werden, sobald bestimmte Tags oder Bewertungen vergeben werden.

Warum das wichtig ist:

• Zeitersparnis kein manuelles Nachverfolgen oder Erinnern mehr.

• Weniger Risiko wichtige Patente werden immer überwacht.

• Prozesssicherheit auch Teammitglieder ohne tiefes Detailwissen bleiben compliant, indem sie einfach die richtige Bewertung setzen.

Verbesserte Zugriffsrechte: Mehr Kontrolle und Flexibilität

Wir wissen: IP ist sensibel, und nicht jeder in Ihrem Unternehmen braucht denselben Zugriff. Bisher waren die Berechtigungen entweder zu eingeschränkt oder zu weit gefasst.

Häufig mussten Nutzer mehr Rechte erhalten, als eigentlich notwendig war, nur um grundlegende Aufgaben auszuführen.

Das ändert sich jetzt.

Mit den neuen, feineren Zugriffsrechten können Berechtigungen genau auf die Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten werden – ohne Einbußen bei der Kontrolle.
Beispiele:

• Geben Sie einem Nutzer die Erlaubnis, Patente zwischen Portfolios zu verschieben – ohne dass er Patente löschen oder Monitoring-Queries ändern kann.

• Ermöglichen Sie R&D-Kollegen, bei der Prüfung und Organisation der Ergebnisse zu helfen – ohne ihnen umfassende Bearbeitungsrechte für die gesamte Patentliste einzuräumen.

Ihre Vorteile:

• Geringeres Risiko durch versehentliche Änderungen.

• Mehr Teammitglieder können aktiv beitragen.

• Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre Workflows.

Warum dieses Update wichtig ist

Diese Neuerungen sind mehr als nur praktische Verbesserungen – sie bauen intelligentere, schnellere und widerstandsfähigere Patentprozesse auf:

• Automatisierte Workflows reduzieren manuelle Arbeit und schaffen Freiräume für wertvollere Tätigkeiten.

• Granulare Zugriffsrechte ermöglichen Zusammenarbeit ohne Risiko für sensible Daten.

• Konsistenz und Kontinuität sind garantiert – auch wenn Teammitglieder abwesend sind.

Jetzt die neuen Funktionen entdecken

Die Updates sind ab sofort auf der Plattform verfügbar.