Tipps zur Patentverwaltung: Wie man Patente und Projekte organisiert

Es gab eine Zeit, in der meine Methode zum Organisieren von Kleidung darin bestand, einfach alles in einen Schrank zu werfen. Wann immer ich ein bestimmtes Outfit finden musste, wühlte ich hoffnungslos herum, in der Hoffnung, dass das gewünschte Kleidungsstück irgendwie auftauchen würde. Diese chaotische Methode erstreckte sich auch darauf, wie ich Patentdokumente auf meinem Computer verwaltete – vergraben in Ordnern, die einst logisch benannt waren, aber längst unübersichtlich geworden sind. Vorhersehbar führte dieses Durcheinander zu unzähligen Stunden, die mit der Suche nach falsch benannten und schlecht abgelegten Dokumenten verloren gingen.

Im Laufe der Zeit habe ich meine organisatorischen Fähigkeiten perfektioniert, von farbkoordinierten Kleiderschränken bis hin zu effizienten Patentverwaltungssystemen, was sowohl meine persönliche Effizienz als auch meine berufliche Leistung verbessert hat, insbesondere während meiner Zeit bei ABB. Inspiriert von erfolgreichen Unternehmen wie Sartorius, Lufthansa Technik, Valmet und HIAB, habe ich mich auf ihre Schlüsselstrategien konzentriert: ein unermüdliches Streben nach Innovation und Anpassungsfähigkeit an Marktveränderungen. Jetzt, bewaffnet mit diesen Erkenntnissen, bin ich bereit, weiter zu glänzen und andere zu inspirieren, Innovationen zu übernehmen.

Für diejenigen, die Ordnung in das Chaos der digitalen Patentablage bringen möchten, hier sind fünf hochwirksame Schritte zur Organisation von Patenten und Ordnern. Aber bevor wir auf die Schritte eingehen, lassen Sie uns die Grundlagen durchgehen.

Was ist eine Ordnerstruktur?

Eine Ordnerstruktur ist ein hierarchisches System, das Sie zur Organisation von Patentdokumenten verwenden. Das Ziel ist es, jede Patentfamilie ordentlich in einem bestimmten Ordner mit einem zugewiesenen Portfolio zu speichern.

Angenommen, Sie sind Patentanwalt und benötigen eine systematische Methode, um die Dateien Ihrer Mandanten zu organisieren. Eine grundlegende Ordnerhierarchie könnte so aussehen:

Wenn der Inhalt jedes der verschachtelten Unterordner (Legal Watch und Monitoring 1) eine weitere Gruppierung erfordert, könnten Sie einen Schritt weiter gehen.

Verschachtelte Ordner machen es im Allgemeinen einfacher, bestimmte Dateien später zu finden, da Sie nicht alle Dateien auf einmal durchsuchen müssen.

Tipp: Ordner sind großartig für die Organisation, aber zu viele verschachtelte Ordner können das Auffinden von Dateien umständlich machen. Wenn Sie regelmäßig vier oder fünf Ordner durchklicken müssen, um das zu finden, was Sie brauchen, ist das ein Zeichen dafür, dass Sie Ihre Struktur vereinfachen sollten.

Wie man Patente und Ordner auf Ihrem System organisiert

Das Durchsuchen von Ordnern sollte ein intuitiver Prozess sein. Nehmen wir an, Sie müssen den Rechtsstatus eines bestimmten Patentdokuments herausfinden. Der offensichtliche Ordner, in dem Sie nachsehen sollten, wäre Legal Watch.

Wenn Sie geistige Akrobatik betreiben müssen, um herauszufinden, wo Sie etwas gespeichert haben, aktualisieren Sie Ihr Organisationssystem mit diesen vier Tipps zur Patentdokumentenverwaltung:

1. Eine klare hierarchische Ordnerstruktur erstellen

Beginnen Sie mit der Organisation Ihrer Patentdokumente, indem Sie eine logische, hierarchische Ordnerstruktur erstellen. Die beste Ordnerstruktur ahmt Ihre Arbeitsweise nach.

Wenn Sie beispielsweise Patentkoordinator sind, könnte Ihr oberster Ordner eine Geschäftseinheit sein, und innerhalb dieses Ordners haben Sie Unterordner für die Geschäftseinheit, für die Sie arbeiten, wie BU Converter, BU Cables und so weiter.

2. Eine konsistente Benennungsmethode verwenden

Geben Sie Ihren Ordnern und Projekten logische Namen – und bleiben Sie konsistent. Das Ziel ist es, Namen zu verwenden, die klar angeben, was sich darin befindet, ohne dass Sie den Ordner öffnen müssen. Es gibt zwar keine Einheitslösung für Benennungsmethoden, aber hier sind einige Tipps, die Sie beachten sollten:

• Schlüsselwörter einfügen. Überlegen Sie, nach welchen Begriffen Sie suchen könnten, um den Ordner/das Projekt zu finden. Zum Beispiel project_2404 oder prior_art_2401. Und wenn Sie den Ordner/das Projekt mit einem Kunden teilen, sollten Sie Wörter verwenden, die klar machen, was sich darin befindet.
• Ein Datum hinzufügen. Indem Sie ein Datum (z.B. yymmdd) an den Anfang Ihres Ordners/Projektnamens setzen, wird es automatisch in chronologischer Reihenfolge aufgeführt.
• “AA” hinzufügen. Durch Hinzufügen von “AA” an den Anfang Ihres Ordners/Projektnamens wird dieser automatisch an den Anfang Ihrer Liste gestellt, wodurch er leicht zugänglich ist.

Tipp: Um Benennungsmethoden in Ihrer Organisation konsistent zu halten, erstellen Sie ein Spickzettel für Benennungsmethoden, auf den jeder bei Bedarf zurückgreifen kann.

3. Tags hinzufügen

Je nach Anzahl der Patentdokumente, die Sie organisieren müssen, können Sie ein Tagging-System anstelle von oder zusätzlich zu Ordnerstrukturen verwenden. Wenn Sie beispielsweise ein Patentdokument in einem anderen Technologiebereich kategorisieren, könnten Sie Ihr Patent nach Technologie taggen (z.B. Converter, Chassis, Topologie). Dann können Sie, unabhängig davon, ob Sie alle Ihre Patente in einem Hauptordner mit entsprechendem Portfolio oder in mehreren Unterordnern und entsprechenden Portfolios gruppiert haben, schnell jedes “Converter” einfach durch die Suche nach dem Converter-Tag aufrufen.

4. Ranking hinzufügen

Während Tagging-Systeme lange Zeit für ihre organisatorische Stärke gelobt wurden, ist eine andere Strategie, die oft übersehen wird, das Ranking. Anstatt sich ausschließlich auf Ordner oder Tags zu verlassen, führt das Ranking eine Struktur basierend auf Relevanz oder Wichtigkeit ein. Diese Methode erleichtert nicht nur das einfache Auffinden von Dokumenten, sondern liefert auch wertvolle Einblicke in die Bedeutung jedes Patents innerhalb eines Portfolios.

Vom Chaos zur Klarheit: Patentauswertung meistern mit Struktur, Tags und Ranking

Bereit, sich zu organisieren, aber nicht sicher, wie Sie anfangen sollen? Beginnen wir von oben: Etablieren Sie eine klare hierarchische Ordnerstruktur. Um die Grundlage für eine effiziente Patentauswertung zu schaffen, beginnen Sie mit der Einrichtung eines strukturierten Ordnersystems, eines Workflows und von Aktionen. Diese anfängliche Organisation bietet einen umfassenden Rahmen zur Kategorisierung von Patenten nach Technologiebereichen und spezifischen Anwendungen.

1. Erste Organisation mit Ordnern:

• Beginnen Sie damit, eine hierarchische Ordnerstruktur basierend auf den wichtigsten Kategorien zu erstellen, die für das Technologieumfeld Ihrer Organisation relevant sind. Beispielsweise könnten Sie Ordner für verschiedene Technologiebereiche wie Elektronik, Software, Maschinenbau usw. haben.
• Erstellen Sie innerhalb jedes Hauptkategorie-Ordners Unterordner, um die Organisation weiter nach spezifischen Technologiebereichen oder Anwendungen zu verfeinern. Innerhalb des Elektronik-Ordners könnten Sie beispielsweise Unterordner für Leistungselektronik, integrierte Schaltungen, Sensoren usw. haben.

Erhöhen Sie die Granularität Ihrer Patentorganisation, indem Sie ein robustes Tagging-System implementieren. Tags dienen als vielseitige Marker, die eine detaillierte Kategorisierung basierend auf spezifischen Attributen, Schlüsselwörtern oder Eigenschaften ermöglichen.

2. Tagging für detaillierte Kategorisierung:

• Sobald die anfängliche Ordnerstruktur eingerichtet ist, verwenden Sie Tags, um jedem Patentdokument detaillierte Merkmale und Attribute hinzuzufügen.
• Tags können verschiedene Aspekte wie Technologietyp, Branchenrelevanz, Patentstatus usw. repräsentieren. Beispielsweise könnten Sie Patente mit Schlüsselwörtern wie „Leistungswandler“, „Halbleiter“, „Automotive“ oder „ausstehende Genehmigung“ taggen.
• Wenden Sie Tags konsequent an, um eine einheitliche Kategorisierung im gesamten Patentarchiv sicherzustellen.

Priorisieren Sie Ihr Patentportfolio, indem Sie ein systematisches Rankingsystem implementieren. Durch die Zuordnung von Zahlenwerten oder die Kategorisierung von Patenten in verschiedene Stufen basierend auf vordefinierten Kriterien können Sie effektiv Patente mit dem höchsten strategischen Wert identifizieren und darauf fokussieren.

3. Ranking zur Priorisierung:

• Implementieren Sie ein Rankingsystem, um Patente basierend auf ihrer strategischen Bedeutung, technologischen Relevanz oder kommerziellen Potenzial zu priorisieren.
• Definieren Sie Ranking-Kriterien, die mit den Zielen und Prioritäten Ihrer Organisation übereinstimmen. Dies könnte Faktoren wie Neuheit, Marktpotenzial, Wettbewerbsvorteil usw. umfassen.
• Ordnen Sie numerische Rankings zu oder kategorisieren Sie Patente in Stufen (z.B. hoch, mittel, niedrig) basierend auf ihrer Bewertung nach den vordefinierten Kriterien.

Durch die Integration von Ordnern, Tags und Ranking in Ihre Organisation können Sie große Mengen an Patentdokumenten effektiv verwalten, Ressourcen priorisieren und fundierte Entscheidungen treffen, die Innovation und Wettbewerbsvorteile fördern.

Von der akribischen Anordnung von Ordnern bis zur strategischen Implementierung von Tags und Rankingsystemen geht es bei der Patentauswertung nicht nur darum, Dokumente zu organisieren – es geht darum, das volle Potenzial von Patentportfolios freizusetzen. Durch die Nutzung von Struktur, Tags und Ranking können Sie Workflows optimieren, Ressourcen priorisieren und fundierte Entscheidungen treffen, die Innovation und Wettbewerbsvorteile vorantreiben. Mit den richtigen Tools und Strategien, wie sie von IamIP angeboten werden, können Sie Ihr Patentmanagement automatisieren und optimieren, sodass Ihre Organisation in einem sich schnell verändernden Umfeld an der Spitze der Innovation bleibt.

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